Fokus statt Meeting…

7 Dez

…wie hybride Teams mit weniger Meetings mehr erreichen können

Immer mehr Meetings lassen uns durch unsere Arbeitstage hetzen. Trotzdem fragen wir uns abends regelmäßig, was wir eigentlich geschafft haben. Hybride Teams können die Anzahl von Meetings konsequent reduzieren, in dem sie das passende Meetingformat auswählen und smarte  Kollaborationstools nutzen.

Wir sind im Team dauernd miteinander beschäftigt. Ein Meeting jagt das andere. Dazwischen kommen wir kaum zum Denken, manchmal reicht es nicht mal für eine Biopause zwischen den Terminen. Geredet wird viel miteinander, zu Wichtigem kommen wir aber trotzdem nicht.

Obwohl wir hetzen, kommen wir nicht vom Fleck

Um gegen all die unbeantworteten E-Mails in der Inbox anzukommen, schreiben wir E-Mails im Akkord. Und bekommen als Reaktion – Überraschung – noch mehr E-Mails.

Um trotz der vielen, unproduktiven Meetings weiter zu kommen, setzen wir noch mehr Meetings an. Und fühlen uns am Ende der Marathontage nur noch unproduktiver und erschöpfter.

Wenn wir mit dem Auto unterwegs sind und das Gefühl haben, zu schnell zu sein, ist klar, was wir machen. Wir gehen vom Gas, wechseln die Spur und versuchen die Kontrolle wieder zu erlangen. Noch schneller fahren ist eine völlig abwegige Reaktion.

Vom Gas gehen bringt neuen Flow

Gelingt es uns also, anzuhalten und uns zu fokussieren, dann bringt das Arbeistfreude zurück und wir können erleben, dass produktive Ergebnisse viel leichter entstehen, weil wir mehr Wichtiges tun und nicht nur Dringendes.

Zwei Fragen für mehr Fokus in und außerhalb von Meetings

Mehr freie Zeit für Wichtiges statt Meetingmarathon wird möglich, indem wir uns die Zeit nehmen, zwei fokussierende Fragen vor dem Ansetzen des nächsten Meetings zu beantworten.

  1. Wozu wollen wir uns im Meeting treffen?
  2. Welche Art von Meeting ist dafür hilfreich?

Wenn wir uns zunächst klar darüber werden, was wir im Meeting gemeinsam machen wollen, erreichen wir mit diesem kurzen Zwischenhalt schon viel. Denn damit können wir nicht nur die Meetingagenda viel fokussierter gestalten, sondern auch noch feststellen, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist.

Als Hilfestellung haben wir drei Kategorien typischer Interaktionen im Meeting identifiziert.

(1) Informieren, abstimmen, Ideen sammeln

(2) Diskutieren, entscheiden.

(3) Kennenlernen, Bindung stärken, Konflikte klären.

Ein paar Beispiele: Wenn es im Meeting „nur“ um das Vermitteln von Informationen geht, geht das genauso gut asynchron. Gibt es eine herausfordernde Frage zu diskutieren, ist ein Meeting hilfreicher als ein E-Mail Pingpong, in Präsenz muss ich mich dafür jedoch nicht zwingend treffen. In Präsenz wiederum kann ich am besten den Teamgeist pflegen und Komplexes und Emotionales besprechen.

Je komplexer und emotionaler die Interaktion, desto hilfreicher ist also ein Präsenzformat.

Abbildung 1: Meeting-Format-Interaktionsmatrix (nach Sonja Hanau & Gesine Engelage-Meyer)
Abbildung 1: Meeting-Format-Interaktionsmatrix (nach Sonja Hanau & Gesine Engelage-Meyer)

Hybride Teams schaffen bewusste Freiräume durch asynchrones Arbeiten

Wichtige Ergebnisse entstehen vor allem zwischen Meetings. Deswegen macht es Sinn, diese produktiven Zwischenräume zu vergrößern. Asychrone Arbeit ist hierfür ein wichtiger Hebel. Hybride Teams sind dabei im Vorteil, da sie zwangsläufig smartere Tools und Techniken nutzen, um auch auf Distanz eng abgestimmt miteinander arbeiten zu können. Beliebte Beispiele: Statusupdates teilen über ein digitales Taskboard oder ein asynchrones, kreatives Brainstorming auf dem digitalen Whiteboard.

Wer es schafft, den Kalender auf diese Weise abzuspecken, wird damit belohnt, die freie Zeit endlich für das nutzen zu können, was wirklich voranbringt. Das sind die großen, wichtigen Themen, für die der Tag bisher nie lang genug war – und die einen am Abend zufrieden den Laptop zuklappen lassen.

Anhalten und Fokussieren sind wirksame Gegenmaßnahmen, wenn es mehr zu tun gibt als der Arbeitstag lang ist. Ein erster Schritt kann sein, sich vor dem Ansetzen des nächsten Meetings kurz Zeit zu nehmen und zu hinterfragen, ob es ein Meeting braucht und wenn ja, welches Format das geeignetste ist. Noch mehr Luft im Kalender entsteht durch mehr asynchrones Zusammenarbeiten. Wirksame  Veränderungen, die neue Freiräume schaffen, in denen wieder mehr Flow und Zufriedenheit Platz haben.

Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau

Die Autorinnen   

Das Foto zeigt die Autorinnen Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau
Die Autorinnen: Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau